Dans sa définition la plus courte, un entrepôt est un local pour stocker les marchandises. Mais pour que les marchandises puissent être stockées, il faut déjà en faire la réception, le comptage et le rangement ; et éventuellement elles vont être déstockées de l’entrepôt. En ce sens le fonctionnement d’un entrepôt inclut la réception, l’identification, la vérification, le rangement et le déstockage des marchandises.
Comment fonctionne un entrepôt ?
Le rôle d’un entrepôt commence avant même la réception des marchandises. Un responsable se charge de l’envoi des commandes en fonction des besoins et des prix proposés. A leur réception, les marchandises doivent être identifiées, vérifiées et comparées au bon de livraison afin de s’assurer que rien ne manque ou qu’aucune marchandise n’a subi de perte en route ; et éventuellement, une comparaison doit être faite entre les marchandises commandées et celles réellement reçues.
Si un logiciel est utilisé, les marchandises reçues doivent être introduites dans le stock. Ce rôle incombe généralement à un responsable. Après comptage et vérification, les marchandises reçues sont rangées en respectant les règles mises en place dans l’entrepôt. C’est le deuxième rôle de l’entrepôt : servir de lieu de stockage pour les marchandises.
En troisième lieu, l’entrepôt sera le témoin de toute sortie de marchandises. Le responsable doit veiller à ce que les marchandises déstockées soient bien conformes en quantité avec celles réellement demandées. Pour plus de sécurité, tout mouvement doit être enregistré dans un logiciel ou à défaut dans un cahier.
Le contrôle des marchandises
Afin de contrôler l’entrepôt, un inventaire doit être régulièrement effectué. L’inventaire général est généralement obligatoire, mais à défaut un inventaire spot check sur quelques groupes d’articles uniquement peut être effectué, surtout pour des marchandises dont les mouvements sont très fréquents.
Ceci consiste à comparer le stock théorique avec le stock réel afin de déceler tout écart qui peut être expliqué par une erreur à l’entrée, une erreur de déstockage et dans le pire des cas un vol. Une fois des écarts décelés et expliqués, il convient de procéder à la correction du stock théorique de manière à ce qu’il corresponde au stock réel.
Qui peut travailler dans un entrepôt ?
En fonction des opérations tenant place dans l’entrepôt, le nombre de personnes pouvant y travailler peut varier.
Pour un entrepôt d’une taille conséquente, chaque opération peut demander une personne spécifique : une personne, dont le travail, consiste uniquement à la collecte des marchandises reçues, une dont le rôle est d’étiqueter et ranger les marchandises collectées, le responsable des inventaires qui est également en relation avec les fournisseurs, le responsable magasin qui supervise toutes les opérations depuis la commande, la réception, l’envoi et l’inventaire. Les responsabilités de ce dernier incluent la planification du travail de tous ceux qui sont sous sa supervision et leur formation, il négocie les prix avec les fournisseurs et planifient les opérations pouvant simplifier au maximum le travail tout en restant effectif.
Pour un entrepôt d’une taille plus modeste, deux personnes suffisent. Elles peuvent éventuellement faire appel à d’autres personnes si des mouvements importants sont prévus. L’une va tenir le rôle de responsable magasin et l’autre sera sous sa supervision pour toute manipulation des marchandises : entrée, sortie, stockage…
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